L'Agence IA
qui automatise
votre entreprise

Comment configurer l'envoi et la réception d'emails ?

Rendez-vous dans la section Configuration Email :

Remplissez les différents champs :

1. IMAP pour recevoir et consulter des emails directement depuis l'interface de Pulsar IA
2. SMTP pour envoyer des emails à partir de la plateforme
3. Identifiants et mot de passe pour permettre l'accès à votre adresse mail

Ensuite, remplissez le nom et l'email de l'expéditeur pour pouvoir envoyer des campagnes de mail, des newsletters et confirmer vos rendez-vous puis cliquez sur "Sauvegarder" :

Comment catégoriser les e-mails entrants ?

La section "Catégories"

Dans l'interface, les différentes catégories se trouvent dans la section Catégories :

Créer une nouvelle catégorie

Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton "Nouvelle catégorie".

Ensuite, indiquez le nom de la nouvelle catégorie, éventuellement accompagnée d'une description puis sur le bouton "Créer".

Rédiger les prompts en fonction des catégories

La section "Prompts"

Dans l'interface, les différents prompts se trouvent dans la section Prompts :

Rédiger un nouveau prompt

Pour rédiger un nouveau prompt, cliquez sur le bouton "Nouveau prompt".

Ensuite, remplissez les champs suivants :

• Catégorie : Sélectionnez l'une des catégories que vous avez créées au préalable
• Prompt système : Détaillez toutes les instructions que l'assistant IA doit suivre pour rédiger ses réponses
• Template utilisateur : il s'agit de la forme du mail entrant. En voici un exemple :

  Email reçu de {sender} :
  Sujet: {subject}
  Message: {body}

Ensuite, cliquez sur le bouton "Créer".

Modifier un prompt

Pour modifier un prompt, vous avez plusieurs possibilités :

1. Tester : Cela permet de rédiger une réponse sans l'envoyer.
2. Éditer : Vous pouvez modifier le prompt et affiner les réponses suggérées par l'assistant IA.
3. Activer/Désactiver : Cette fonctionnalité permet par exemple, d'archiver des versions antérieures d'un prompt ou de tester plusieurs versions.
4. Supprimer : Comme son nom l'indique, vous pouvez cliquer ce bouton puis confirmer pour supprimer définitivement votre prompt.

Comment lire un e-mail entrant ?

La catégorie "Boîte de réception"

Dans l'interface, les e-mails entrants se trouvent dans la Boîte de réception :

En cliquant dessus, vous pouvez voir la totalité du message.

Vous n'êtes pas sûr de voir tous les e-mails entrants ?

N'hésitez pas à raffraîchir la page en cliquant sur le bouton "Récupérer les nouveaux emails".

Comment répondre à un e-mail entrant ?

La catégorie "Réponses en attente"

Dans l'interface, les réponses suggérées par l'agent IA suivant les différents prompts se retrouvent dans la section "Réponses en attente".

Traiter les réponses en attente

Vous disposez de plusieurs options :

1. Éditer : Vous pouvez modifier l'email avant de l'envoyer.
2. Approuver : L'e-mail sera envoyé tel quel.
3. Rejeter : La réponse sera rejetée et l'agent IA suggérera une nouvelle réponse.
4. Supprimer : Comme son nom l'indique, la réponse sera définitivement supprimée après confirmation.

Comment automatiser tout le processus ?

Une fois que tous les tests sont terminés et si vous êtes satisfait des réponses suggérées par l'assistant IA, alors il vous suffit de cliquer sur le toogle "Mode automatique" de la section "Administration".

Paramétrer l'envoi de newsletters

Situé dans la section "Configurations", le paramétrage est constitué de 3 options de périodicité :

• La fréquence de génération : Vous avez le choix entre "Manuelle uniquement", "Hebdomadaire" ou "Mensuelle"
• Le jour : Du lundi au dimanche
• L'heure : Vous pouvez choisir n'importe quelle heure sur 24h

Créer des configurations

Que sont les configurattions ?

Les configurations sont des prompts qui permettront à l'assistant IA spécialisé en rédaction de newsletters d'effectuer sa tâche selon vos spécifications.

Ajouter une nouvelle configuration

Pour créer une nouvelle configuration, cliquez sur le bouton "Nouvelle config"

Ensuite, vous devrez remplir les informations suivantes :

Enfin, cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour terminer.

Générer une newsletter

Pour générer une newsletter à partir d'une configuration, cliquez sur le bouton "Générer".

La newsletter générée se trouve dans la section "Newsletter" avec la mention "EN ATTENTE".

Vous pouvez alors :

• l'éditer pour la modifier à votre convenance,
• l'approuver et elle sera envoyée à la date et l'horaire programmés,
• la rejeter ou
• la supprimer.

Modifier une configuration

Pour modifier une configuration, cliquez sur le bouton "Éditer". Vous pourrez ainsi compléter ou ajuster les différents éléments pour donner de nouvelles directives à l'agent IA.

Comment automatiser le processus ?

Une fois tous les réglages effectués et si vous êtes satisfaits des résultats, alors, vous pouvez passer à l'automatisation complète en cliquant sur le toogle, comme indiqué ci-dessous.

Segmenter les campagnes : Les services

Que sont les services ?

Les services sont les sujets sur lesquels vous souhaitez communiquer, par exemple, il peut s'agir d'un produit ou d'un service que vous vendez.

Créer un nouveau service

Pour créer un nouveau service, il vous suffit de nommer le nouveau service et de cliquer sur le bouton "Ajouter un service".

Modifier un service existant

Pour réaliser des modifications, il vous suffit de cliquer sur l'un des boutons :

• Éditer pour modifier le nom
• Archiver pour le désactiver mais le conserver
• Supprimer pour le suprimer définitivement

Lancer une campagne de mails

Créer une campagne de mails

Pour créer une campagne de mails, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Nouvelle campagne".

Ensuite, vous aurez un certain nombre d'informations à remplir.

1. Nom de la campagne
2. Services ciblés : Vous aurez à sélectionner un service parmi ceux que vous aurez créé au préalable.
3. Mode de création des emails : Il existe deux options.

   La Création manuelle pour laquelle vous rédigerez vous-même les e-mails.

   

   La Rédaction AIDA où vous déléguerez la rédaction des emails à l'assistant IA spécialisé en marketing digital. Celui-ci utilisera la technique AIDA bien connue par les commerciaux pour convertir les prospects en clients. Dans ce cas, vous devrez compléter la section "Décrivez votre service à promouvoir". Plus les instructions seront précises et plus l'agent IA sera à même de fournir des résultats pertinents.

   
4. Nombre d'emails et Date d'envoi

Une fois tous ces éléments remplis, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Créer la campagne".

Modifier une campagne de mails

Pour une campagne existante, vous avez plusieurs choix :

• E-mails pour voir et modifier les e-mails,
• Éditer pour modifier la campagne,
• Activer/Désactiver pour lancer ou arrêter la campagne,
• Supprimer pour la suprimer définitivement.

Lancer une campagne de SMS

Créer une campagne de SMS

Pour créer une campagne de SMS, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Nouvelle campagne".

Ensuite, vous n'aurez plus qu'à indiquer le nom de la campagne, le service concerné, le message SMS, la date et l'heure d'envoi puis à cliquer sur le bouton "Créer la campagne SMS".

Modifier une campagne de SMS

Une fois activée, vous avez plusieurs choix possibles :

• Messages pour voir et modifier les SMS,
• Statistiques pour visualiser les résultats de la campagne,
• Désactiver/Réactiver pour lancer ou arrêter la campagne,
• Supprimer pour la suprimer définitivement.

Paramétrez vos entités sociales

À quoi correspond une entité sociale ?

Selon la situation, cela peut correspondre à :

• Une entreprise
• Une marque

Comment ajouter une nouvelle entité sociale ?

Voici les étapes :

1. Dans la section "Entités sociales", cliquez sur le bouton "Nouvelle entité"

   Le bouton se situe à droite de l'écran

   
2. Indiquez le nom de l'entité et éventuellement une description

   La description n'est pas obligatoire

   
3. Remplissez toutes les clefs API et tokens pour les réseaux sociaux souhaités, puis cliquez sur "Sauvegarder"

   Ces informations sont disponibles dans les paramètres de vos comptes.

   
4. Vous pouvez alors voir l'entité dans le tableau de bord

   avec la date de création.

   

   📌 ATTENTION : Les tokens et clés API ne sont pas vérifiés.
   Lorsque vous lancerez vos campagnes de posts sur les réseaux sociaux, assurez-vous que le premier post apparaît bien sur votre compte.

Comment modifier une entité sociale ?

Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Éditer"

Modifiez ce que vous souhaitez puis cliquez sur "Sauvegarder"

Comment supprimer une entité sociale ?

Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer"

Pour finaliser la suppression, cliquez sur "OK"

Comment automatiser les posts sur les réseaux sociaux ?

Planifier les posts

Une fois dans l'interface, vous devez d'abord choisir la périodicité : Vous pouvez décider de la fréquence "Manuelle uniquement", "Quotidien", "Hebdomadaire" ou "Mensuel" ainsi que de l'horaire. Une fois vos réglages terminés, cliquez sur "Sauvegarder".

Configuration avec Twitter/X

Sélectionnez Twitter/X et cliquez sur "Nouvelle config"

Choisissez le ton qu'adoptera l'agent IA pour rédiger les posts. Vous avez le choix entre "Professionnel", "Décontracté", "Humoristique", "Informatif" ou "Inspirant"

Indiquez les mots clés que l'agent IA doit rechercher, les sites qu'ils doit éviter ainsi que les mots clés à exclure. Bien qu'optionnels, les deux derniers champs peuvent se révéler utiles pour éviter de collecter des informations sur des sites douteux ou des contenus sponsorisés, par exemple.

Précisez l'entité sociale pour laquelle les posts sont prévus, le nom de la configuration et cliquez sur "Sauvegarder".

Configuration avec Telegram

Le processus est le même que pour Twitter/X.

Sélectionnez Telegram et cliquez sur "Nouvelle config"

Choisissez le ton qu'adoptera l'agent IA pour rédiger les posts. Vous avez le choix entre "Professionnel", "Décontracté", "Humoristique", "Informatif" ou "Inspirant"

Indiquez les mots clés que l'agent IA doit rechercher, les sites qu'ils doit éviter ainsi que les mots clés à exclure. Bien qu'optionnels, les deux derniers champs peuvent se révéler utiles pour éviter de collecter des informations sur des sites douteux ou des contenus sponsorisés, par exemple.

Précisez l'entité sociale pour laquelle les posts sont prévus, le nom de la configuration et cliquez sur "Sauvegarder".

Créer et paramétrer les posts

Une fois la configuration créée, vous avez plusieurs options :

1. Générer : Créer un post selon les critères définis précédemment
2. Éditer : Modifier les paramètres si les posts ne vous conviennent pas
3. Supprimer : Supprimer la configuration

Un post généré s'affichera à droite de l'écran avec la mention "EN ATTENTE". Vous avez alors deux possibilités :

1. Approuver : Il sera alors posté sur le réseau social selon le planning prévu
2. Rejeter : Le post sera supprimé et il vous suffira d'un générer un autre jusqu'à ce qu'il vous convienne

Comment automatiser le processus ?

Une fois tous les réglages effectués et si vous êtes satisfaits des résultats, alors, vous pouvez passer à l'automatisation complète en cliquant sur le toogle, comme indiqué ci-dessous.

Des besoins ? Des questions ?

N'hésitez pas à nous contacter pour nous en faire part, nous nous ferons un plaisir d'en discuter avec vous.

Quelles sont les informations stockées dans la base ?

Passons en revue les différentes colonnes :

1. Nom, Email, Téléphone : Les coordonnées du contact
2. Service : Le service indiqué dans le formulaire de contact
3. Origine : Origine du lead (Formulaire de contact, votre CRM, un apporteur d'affaires, etc.)
4. RGPD : Cela peut être Oui si le lead a coché la case correspondante dans le formulaire de contact ou exprimé son accord et Non sinon
5. Google Meet : Le lien Google Meet pour un rendez-vous en visio préalablement programmé via le formulaire de contact
6. Statut : Par défaut, Nouveau. Au fur et à mesure de sa progression dans le tunnel de vente, il pourra être modfié manuellement à "Contacté", "Qualifié", "Converti", "À relancer"
7. Date : Date du rendez-vous
8. Actions : Il est possible de supprimer le lead si besoin en cliquant sur l'icone

Comment ajouter des leads dans la base ?

Il existe deux manières :

1. Via le formulaire de contact : Installez le widget sur votre site web pour collecter automatiquement des leads.

2. Manuellement : D'abord, cliquez sur le bouton "Nouveau RDV" situé en haut à droite de l'écran.

   

   Entrez les coordonnées du contact, la date du rendez-vous et le service qui l'intéresse.

   

   Enfin, sélectionnez le créneau et cliquez sur "Créez le rendez-vous" pour valider.

   

Comment supprimer des leads dans la base ?

Il suffit de cliquer sur l'icone en forme de poubelle sur la ligne que vous souhaitez supprimer et de confirmer

Des besoins ? Des questions ?

Vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires sur vos contacts ? Vous souhaitez développer d'autres moyens de collecter des leads ? N'hésitez pas à nous contacter pour nous en faire part, nous nous ferons un plaisir d'en discuter avec vous.

Comment créer un nouvel assistant vocal ?

Pour créer un nouvel assistant vocal, voici les étapes :

1. Cliquez sur "Créer un assistant".
   
2. Remplissez les paramètres : Son nom, sa voix ainsi que le prompt qu'il suivra pour chaque appel.
   

   📌 NB : Pour vous aider, nous avons pré-intégré un certain nombre de prompts, par thématique, Service client, Commercial, Support technique. À vous de les personnaliser et de les adapter à votre entreprise et à vos objectifs.
   Remarque : Il existe plusieurs voix possibles, que vous pouvez sélectionner selon le contexte.

   Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton "Créer" pour finaliser la création de l'assistant vocal.

Comment désactiver un assistant vocal ?

Pour désactiver un assistant vocal, rendez-vous dans la section "Agent vocal" puis cliquez sur le bouton "Arrêter agent"

L'agent IA passera alors en mode inactif

Comment supprimer un assistant vocal ?

Pour supprimer un assistant vocal, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer" puis de confirmer.

Voir les conversations passées

Pour lire les conversations archivées, rendez-vous dans la section "Appels" puis cliquez sur le bouton "Voir la conversation".

Vous pouvez ainsi lire tous les échanges entre l'agent IA et l'appelant.

Pour supprimer la conversation, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer" et de confirmer.

Voir les statistiques

Dans la section "Statistiques", vous pouvez retracer l'historique et vérifier l'activité des assistants vocaux IA.

Voici les paramètres pour préciser vos disponibilités en lien avec le widget "Formulaire de contact" :

1. Les jours de disponibilité : Grâce aux toogles, indiquez les jours de disponibilité (vert) ou d'indisponibilité (gris).
2. Les horaires de travail : Entrez la plage horaire pendant laquelle la prise de rendez-vous est possible.
3. Cliquez sur "Sauvegarder" : Pour valider vos choix.

Comment synchroniser la plateforme Pulsar IA avec Google Meet ?

Cliquez sur le bouton : "Connecter Google Meet"

Ensuite, suivez les instructions fournies par Google pour finaliser la connexion.
Entrez votre email puis votre mot de passe.

Cochez les cases par accorder les autorisations souhaitez puis cliquez sur "Continuer".

Une fois dans l'interface, vous pouvez constater que la connexion est active.

Formulaire de contact

Pour installer un formulaire de contact sur votre site internet :

1. Rendez-vous sur le tableau de bord

2. Cliquez sur "Nouveau widget" en haut à droite de l'écran

   

3. Entrez le nom du client et sélectionnez Type de widget "Formulaire de contact", puis cliquez sur "Créer le widget".

   

4. Le nouveau widget apparaît alors dans la liste.

   

5. Copiez le code HTML en cliquant sur le bouton et collez-le dans votre site internet, dans la page web de votre choix.

Le formulaire de contact avec prise de rendez-vous automatique apparaîtra sur la page web.

Chatbot

Pour installer un chatbot intelligent sur votre site internet :

1. Rendez-vous sur le tableau de bord

2. Cliquez sur "Nouveau widget" en haut à droite de l'écran

   

3. Entrez le nom du client et sélectionnez Type de widget "Chat en direct", puis cliquez sur "Créer le widget".

   

4. Le nouveau widget apparaît alors dans la liste.

   

5. Copiez le code HTML en cliquant sur le bouton et collez-le dans votre site internet, dans la page web de votre choix.

Le chatbot intelligent apparaîtra alors sur la page web.

Inscription à la newsletter

Pour installer un popup d'inscription à votre newsletter sur votre site web :

1. Rendez-vous sur le tableau de bord

2. Cliquez sur "Nouveau widget" en haut à droite de l'écran

   

3. Entrez le nom du client et sélectionnez Type de widget "Popup", puis cliquez sur "Créer le widget".

   

4. Le nouveau widget apparaît alors dans la liste.

   

5. Copiez le code HTML en cliquant sur le bouton et collez-le dans votre site internet, dans la page web de votre choix.

Le popup d'inscription à la newsletter apparaîtra.

Comment tirer le meilleur parti de la base de connaissances ?

Comment activer/désactiver les droits en lecture et en écriture ?

Dans l'interface, sélectionner un utilisateur, ici "Alice Dupont :

En cliquant sur la case correspondante (l'oeil), vous pouvez activer et désactiver la lecture

De même, en cliquant sur la case correspondante (le crayon), vous pouvez activer et désactiver l'écriture

Comment effectuer des modifications pour un utilisateur ?

Il existe 3 modifications possibles :

• Changer le niveau d'habilitation, par exemple en cas d'embauche ou de promotion
• Désactiver l'utilisateur, si c'est un freelance qui travaille occasionnellement pour votre entreprise
• Supprimer l'utilisateur, s'il a quitté votre équipe

Pour cela :

1. Cliquez sur le "menu kebab" à droite de la section.

   Vous pouvez voir les trois options décrites ci-dessus.

   
2. Modifier les rôles

   Une fenêtre apparaît pour sélectionner le nouveau niveau d'habilitation de l'utilisateur.

   

   Cochez la case souhaitée puis cliquez sur "Sauvegarder".

   
3. Désactiver

   Une fenêtre apparaît pour confirmer la désactivation de l'utilisateur. Cliquez sur "OK" pour confirmer.

   

   L'utilisateur apparaîtra dans la liste avec la mention "Inactif".

   
4. Supprimer

   Une fenêtre apparaît pour confirmer la suppression de l'utilisateur. Cliquez sur "OK" pour confirmer.

   

Comment changer de mot de passe ?

Rendez-vous dans la section Mot de passe, indiquez votre ancien mot de passe, votre nouveau mot de passe, confirmez puis cliquez sur "Changer le mot de passe".

Problèmes techniques courants

Problèmes concernant le compte

Autres questions